Управление временем
Как преуспеть в жизни, планируя каждый день?
Все мы – заложники времени, оно уносит нас сквозь годы, и в какую-то минуту мы понимаем, что ничего не успели. Поезд времени несет нас с обрыва вниз, а мы все так же, как и прежде, ходим на работу, спим, сидим в Интернете, но что-то важное уже упущено безвозвратно. Мы не научились кататься на коньках, отложили на время мечту выучить иностранный язык, так и не отправились в путешествие. «Если мы плывем по течению и никоим образом не пытаемся управлять ни своим временем, ни своими усилиями, мы ничего и не достигнем в жизни», – уверен психолог Игорь Бадиев.
Время – ценный ресурс
– Игорь Валерьевич, как все успеть? Хочется сделать много, а по итогу не получается ничего. В чем корень проблемы?
– Часто бывает: день прошел, а куда он ушел и на что мы его потратили, непонятно. Что мы делали, чего достигли? Нужно было сделать что-то важное, но мы прокрутились в суете, в бытовухе, в делах, постоянно требующих нашего внимания. А на что-то важное у нас времени не остается, нет его ни сегодня, ни завтра, и вчера не было. Где его взять?
Время – это самый ценный и самый невосполнимый ресурс, который есть у человека. Утраченное время вернуть нельзя, поэтому очень важно научиться распоряжаться этим дорогим ресурсом.
– Как это сделать?
– Говоря об управлении временем, мы должны подходить к нему не как к какой-то абстракции, а именно как к ресурсу. По сути мы являемся менеджерами своего времени.
– Но мы об этом и не догадываемся…
– Да, мы просто живем и живем. Однако если мы хотим все успевать, делать больше, нам необходимо каким-то образом разграничивать те дела, на выполнение которых нам нужно время. Как любой менеджер, у которого в руках находится тот или иной ресурс, в первую очередь нам нужно провести ревизию времени.
Что это значит? Помните, как нас учили в детстве распорядку дня? Мы расписывали время от подъема до отбоя. Нужно вычислить, на что уходит наше время: во сколько мы встаем, завтракаем, идем на работу, возвращаемся, какие домашние дела нас ждут вечером. В итоге мы узнаем, скольким временем мы располагаем. Если грубо посчитать, из 24 часов восемь у нас уходит на сон, остается 16 часов. Но по факту у нас гораздо меньше времени, потому что эти часы уходит у нас на обязательные вещи – на еду, на работу, на дорогу.
Каким же временем мы располагаем на деле? Если мы попытаемся высчитать, сколько часов у нас остается, то окажется, что свободного времени у нас не так уже и много – примерно четыре-пять часов в день. Это то время, которое не занято обязательными вещами.
Резерв для форс-мажора
Второй шаг управления – это резервирование времени. Выяснив, сколько у нас свободного времени, нам нужно зарезервировать какую-то его часть на какие-то непредвиденные, случайные дела. На резерв выделяется 40 процентов свободного времени. Если мы зарезервируем меньше, то мы не будем ничего успевать, и на непредвиденные ситуации времени вообще не будет, по итогу мы окажемся в состоянии загнанности.
Например, от четырех часов свободного времени мы можем распланировать только 60 процентов – примерно 2,5 часа, остальные полтора часа будут находиться у нас в резерве.
Следующий вопрос: на что же нам потратить это запланированное время? Первым делом нам необходимо выделить наиболее важные дела. Мы составляем список дел, и оказывается, что их у нас целая куча – нам нужно сходить в магазин, поиграть с детьми, посмотреть телевизор, приготовить ужин. Проблема в том, что все эти дела в этот коротенький промежуток времени ну никак не уместятся. У нас есть четыре свободных часа, а дел мы запланируем на семь-восемь часов.
Естественно, все эти дела мы физически сделать не сможем. Возникает вопрос, как выбрать, какие дела делать, а какие нет? Какими заняться в первую очередь, а какими во вторую? Можно воспользоваться принципом Паретто. Итальянский экономист выявил такое соотношение – 20 процентов усилий дают 80 процентов результата, а остальные 80 процентов усилий приводят лишь к 20-процентной эффективности. Наша задача – найти те дела, осуществляя которые, мы можем достигнуть максимального результата и не тратить время на оставшиеся 80 процентов дел, которые дадут нам всего 20 процентов.
Квадрат Эйзенхауэра
– Все просто – нужно правильно расставить приоритеты?
– Да, здесь у нас встает вопрос расстановки приоритетов. Существует множество способов и методик упорядочить дела. Один из моих самых любимых способов – квадрат Эйзенхауэра, помните этого американского президента? Так вот, он предложил все свои дела поделить по степени важности и по степени срочности. У нас получится квадрат из четырех частей: важные и срочные дела, важные несрочные дела, неважные срочные дела и неважные и несрочные.
Попробуем тот список дел, который мы запланировали, оценить по степени важности и срочности. Понятно, что в первую очередь мы отдадим приоритет тем делам, которые попадают в квадрат «важные и срочные». Они выполняются в первую очередь и делаются обязательно.
– За какие же дела браться во вторую очередь?
– Многие люди почему-то считают, что следом нужно делать срочные, но не важные дела. Проблема заключается в том, что если мы начинаем их делать, то на важные дела времени уже не хватает. Появляются новые «важные срочные» дела, и в результате мы не можем реализовать какие-то свои долгосрочные планы. Например, откладываем идею написать книгу, начать строить дом, делать ремонт, спортом заняться. Все они относятся к несрочным делам, и мы никогда не можем приступить к их выполнению.
Нужно переустановить приоритеты и во вторую очередь делать не срочные, но важные дела. А вот «срочные и неважные» нужно поручить сделать кому-то другому. Как правило, они не требуют нашего личного участия. Например, вынести мусор или сходить в магазин. У каждого свои дела этой категории. Если дело не требует нашего личного участия, его лучше делегировать, это очень экономит нам время.
План действий
Что касается «несрочных и неважных» дел, то их вообще не нужно делать. Какие это дела? Например, просмотр ленты социальных сетей. Подумайте, насколько это срочно и важно? Если какое-то дело мы оценили как несрочное и неважное, мы можем смело его не планировать.
Постепенно оно либо вообще исчезнет из списка наших дел, либо перейдет в разряд срочных, и тогда мы попросим кого-то его сделать, либо перейдет в разряд важных, и тогда мы будем делать его в первую или во вторую очередь. Но до тех пор, пока оно не важное и не срочное, выполнять его нет смысла.
Таким образом мы можем экономить очень много времени, выполняя наиболее важные дела, реализовывая какие-то долгосрочные проекты и при этом не находиться в постоянном состоянии нехватки времени.
– Как Вы считаете, нужно садиться и целенаправленно планировать свое время? Это наиболее эффективный способ экономии ценного ресурса?
– Десять минут, потраченные на планирование времени, позволяют сэкономить несколько часов. Поэтому или с вечера, или утром нужно распланировать день. Требуется всего ничего – выделить 10–15 минут, выписать список задач, которые нужно сделать, и оценить каждую из них по степени важности и срочности. Вот и все. Привычку следить за временем нужно заводить еще в детстве.
– Как Вы относитесь к поговорке «если хочешь насмешить Бога, расскажи ему о своих планах»?
– Если мы вообще ничего не будем планировать, мы ничего и не достигаем. Если мы плывем по течению и никоим образом не пытаемся управлять ни своим временем, ни своими усилиями, у нас получается соответствующий результат – «как получилось, так получилось».
Планируя время, мы пытаемся взять свою жизнь под контроль, чтобы достигнуть максимума, приложив минимум усилий, о чем говорит Паретто. Если же мы плывем по течению, выполняем лишь текущие задачи, то мы затрачиваем много усилий, много чего делаем, а результата в итоге никакого не получаем.
И это касается не только работы, но и личной жизни. Человек, который приходит на свое рабочее место и выполняет лишь текущие дела, постоянно оказывается в так называемой «текучке». Он может годами сидеть на одном и том же месте, выполнять текущие дела и никоим образом не улучшить свое положение. А другой человек, приходя на то же самое место, планирует свое время, расставляет приоритеты в череде дел – какие дела нужно сделать в первую очередь, а какие оставить на потом. Управляя временем, он может реализовывать долгосрочные планы. В итоге этот человек показывает гораздо большие результаты, чем первый, и достигает повышения по карьерной лестнице.
Время как песок – утекает сквозь пальцы быстро, ни одну минуту нашей жизни невозможно вернуть назад, поэтому так важно научиться брать время под контроль, чтобы быть успешным человеком, а не загнанной лошадью.
Беседовала Любовь Ульянова, «Номер один».
Вопросы психологу вы можете задать по адресу: pismo77@inbox.ru
Время – ценный ресурс
– Игорь Валерьевич, как все успеть? Хочется сделать много, а по итогу не получается ничего. В чем корень проблемы?
– Часто бывает: день прошел, а куда он ушел и на что мы его потратили, непонятно. Что мы делали, чего достигли? Нужно было сделать что-то важное, но мы прокрутились в суете, в бытовухе, в делах, постоянно требующих нашего внимания. А на что-то важное у нас времени не остается, нет его ни сегодня, ни завтра, и вчера не было. Где его взять?
Время – это самый ценный и самый невосполнимый ресурс, который есть у человека. Утраченное время вернуть нельзя, поэтому очень важно научиться распоряжаться этим дорогим ресурсом.
– Как это сделать?
– Говоря об управлении временем, мы должны подходить к нему не как к какой-то абстракции, а именно как к ресурсу. По сути мы являемся менеджерами своего времени.
– Но мы об этом и не догадываемся…
– Да, мы просто живем и живем. Однако если мы хотим все успевать, делать больше, нам необходимо каким-то образом разграничивать те дела, на выполнение которых нам нужно время. Как любой менеджер, у которого в руках находится тот или иной ресурс, в первую очередь нам нужно провести ревизию времени.
Что это значит? Помните, как нас учили в детстве распорядку дня? Мы расписывали время от подъема до отбоя. Нужно вычислить, на что уходит наше время: во сколько мы встаем, завтракаем, идем на работу, возвращаемся, какие домашние дела нас ждут вечером. В итоге мы узнаем, скольким временем мы располагаем. Если грубо посчитать, из 24 часов восемь у нас уходит на сон, остается 16 часов. Но по факту у нас гораздо меньше времени, потому что эти часы уходит у нас на обязательные вещи – на еду, на работу, на дорогу.
Каким же временем мы располагаем на деле? Если мы попытаемся высчитать, сколько часов у нас остается, то окажется, что свободного времени у нас не так уже и много – примерно четыре-пять часов в день. Это то время, которое не занято обязательными вещами.
Резерв для форс-мажора
Второй шаг управления – это резервирование времени. Выяснив, сколько у нас свободного времени, нам нужно зарезервировать какую-то его часть на какие-то непредвиденные, случайные дела. На резерв выделяется 40 процентов свободного времени. Если мы зарезервируем меньше, то мы не будем ничего успевать, и на непредвиденные ситуации времени вообще не будет, по итогу мы окажемся в состоянии загнанности.
Например, от четырех часов свободного времени мы можем распланировать только 60 процентов – примерно 2,5 часа, остальные полтора часа будут находиться у нас в резерве.
Следующий вопрос: на что же нам потратить это запланированное время? Первым делом нам необходимо выделить наиболее важные дела. Мы составляем список дел, и оказывается, что их у нас целая куча – нам нужно сходить в магазин, поиграть с детьми, посмотреть телевизор, приготовить ужин. Проблема в том, что все эти дела в этот коротенький промежуток времени ну никак не уместятся. У нас есть четыре свободных часа, а дел мы запланируем на семь-восемь часов.
Естественно, все эти дела мы физически сделать не сможем. Возникает вопрос, как выбрать, какие дела делать, а какие нет? Какими заняться в первую очередь, а какими во вторую? Можно воспользоваться принципом Паретто. Итальянский экономист выявил такое соотношение – 20 процентов усилий дают 80 процентов результата, а остальные 80 процентов усилий приводят лишь к 20-процентной эффективности. Наша задача – найти те дела, осуществляя которые, мы можем достигнуть максимального результата и не тратить время на оставшиеся 80 процентов дел, которые дадут нам всего 20 процентов.
Квадрат Эйзенхауэра
– Все просто – нужно правильно расставить приоритеты?
– Да, здесь у нас встает вопрос расстановки приоритетов. Существует множество способов и методик упорядочить дела. Один из моих самых любимых способов – квадрат Эйзенхауэра, помните этого американского президента? Так вот, он предложил все свои дела поделить по степени важности и по степени срочности. У нас получится квадрат из четырех частей: важные и срочные дела, важные несрочные дела, неважные срочные дела и неважные и несрочные.
Попробуем тот список дел, который мы запланировали, оценить по степени важности и срочности. Понятно, что в первую очередь мы отдадим приоритет тем делам, которые попадают в квадрат «важные и срочные». Они выполняются в первую очередь и делаются обязательно.
– За какие же дела браться во вторую очередь?
– Многие люди почему-то считают, что следом нужно делать срочные, но не важные дела. Проблема заключается в том, что если мы начинаем их делать, то на важные дела времени уже не хватает. Появляются новые «важные срочные» дела, и в результате мы не можем реализовать какие-то свои долгосрочные планы. Например, откладываем идею написать книгу, начать строить дом, делать ремонт, спортом заняться. Все они относятся к несрочным делам, и мы никогда не можем приступить к их выполнению.
Нужно переустановить приоритеты и во вторую очередь делать не срочные, но важные дела. А вот «срочные и неважные» нужно поручить сделать кому-то другому. Как правило, они не требуют нашего личного участия. Например, вынести мусор или сходить в магазин. У каждого свои дела этой категории. Если дело не требует нашего личного участия, его лучше делегировать, это очень экономит нам время.
План действий
Что касается «несрочных и неважных» дел, то их вообще не нужно делать. Какие это дела? Например, просмотр ленты социальных сетей. Подумайте, насколько это срочно и важно? Если какое-то дело мы оценили как несрочное и неважное, мы можем смело его не планировать.
Постепенно оно либо вообще исчезнет из списка наших дел, либо перейдет в разряд срочных, и тогда мы попросим кого-то его сделать, либо перейдет в разряд важных, и тогда мы будем делать его в первую или во вторую очередь. Но до тех пор, пока оно не важное и не срочное, выполнять его нет смысла.
Таким образом мы можем экономить очень много времени, выполняя наиболее важные дела, реализовывая какие-то долгосрочные проекты и при этом не находиться в постоянном состоянии нехватки времени.
– Как Вы считаете, нужно садиться и целенаправленно планировать свое время? Это наиболее эффективный способ экономии ценного ресурса?
– Десять минут, потраченные на планирование времени, позволяют сэкономить несколько часов. Поэтому или с вечера, или утром нужно распланировать день. Требуется всего ничего – выделить 10–15 минут, выписать список задач, которые нужно сделать, и оценить каждую из них по степени важности и срочности. Вот и все. Привычку следить за временем нужно заводить еще в детстве.
– Как Вы относитесь к поговорке «если хочешь насмешить Бога, расскажи ему о своих планах»?
– Если мы вообще ничего не будем планировать, мы ничего и не достигаем. Если мы плывем по течению и никоим образом не пытаемся управлять ни своим временем, ни своими усилиями, у нас получается соответствующий результат – «как получилось, так получилось».
Планируя время, мы пытаемся взять свою жизнь под контроль, чтобы достигнуть максимума, приложив минимум усилий, о чем говорит Паретто. Если же мы плывем по течению, выполняем лишь текущие задачи, то мы затрачиваем много усилий, много чего делаем, а результата в итоге никакого не получаем.
И это касается не только работы, но и личной жизни. Человек, который приходит на свое рабочее место и выполняет лишь текущие дела, постоянно оказывается в так называемой «текучке». Он может годами сидеть на одном и том же месте, выполнять текущие дела и никоим образом не улучшить свое положение. А другой человек, приходя на то же самое место, планирует свое время, расставляет приоритеты в череде дел – какие дела нужно сделать в первую очередь, а какие оставить на потом. Управляя временем, он может реализовывать долгосрочные планы. В итоге этот человек показывает гораздо большие результаты, чем первый, и достигает повышения по карьерной лестнице.
Время как песок – утекает сквозь пальцы быстро, ни одну минуту нашей жизни невозможно вернуть назад, поэтому так важно научиться брать время под контроль, чтобы быть успешным человеком, а не загнанной лошадью.
Беседовала Любовь Ульянова, «Номер один».
Вопросы психологу вы можете задать по адресу: pismo77@inbox.ru
